Überblick: Die 7 Schritte der GB Psych
Die psychische Gefährdungsbeurteilung folgt einem strukturierten Prozess. Die folgende Sieben-Schritte-Gliederung orientiert sich an den Empfehlungen der GDA (Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie), ist aber unsere praktische Aufbereitung und keine wörtliche Wiedergabe eines GDA-Dokuments:
- Vorbereitung und Planung
- Tätigkeiten und Bereiche festlegen
- Psychische Belastungen ermitteln
- Belastungen beurteilen
- Maßnahmen entwickeln
- Maßnahmen umsetzen
- Wirksamkeit überprüfen
Schritt 1: Vorbereitung und Planung
Eine gründliche Vorbereitung ist das Fundament einer erfolgreichen GB Psych.
Verantwortlichkeiten klären
- Projektleitung festlegen: Wer koordiniert den Prozess?
- Steuerungsgruppe bilden: HR, Arbeitssicherheit, Betriebsrat, Führungskräfte
- Externe Unterstützung: Wird ein Dienstleister benötigt?
Methode auswählen
Entscheiden Sie sich für eine geeignete Erhebungsmethode:
- Fragebogen: Ideal für größere Gruppen, anonym, gut auswertbar
- Interviews: Tiefgehend, aber zeitaufwändig
- Workshops: Partizipativ, gut für Maßnahmenentwicklung
Zeitplan erstellen
- Realistische Zeiträume für jeden Schritt einplanen
- Pufferzeiten berücksichtigen
- Meilensteine definieren
Kommunikation vorbereiten
- Mitarbeiter frühzeitig informieren
- Ziele und Ablauf erklären
- Anonymität zusichern (bei Befragungen)
Schritt 2: Tätigkeiten und Bereiche festlegen
Nicht jeder einzelne Arbeitsplatz muss separat betrachtet werden. Fassen Sie gleichartige Tätigkeiten zu Gruppen zusammen.
Kriterien für die Gruppenbildung
- Ähnliche Arbeitsaufgaben
- Vergleichbare Arbeitsorganisation
- Ähnliche Arbeitsumgebung
- Vergleichbare soziale Situation
Beispiele für Tätigkeitsgruppen
- Sachbearbeitung Innendienst
- Vertrieb Außendienst
- Produktion Schichtarbeit
- Führungskräfte mittleres Management
- Kundenservice Telefon
Praxistipp
Als Erfahrungswert aus der Praxis, nicht als Vorgabe: Für KMU reichen oft 3-5 Tätigkeitsgruppen. Große Unternehmen benötigen entsprechend mehr Differenzierung.
Schritt 3: Psychische Belastungen ermitteln
Jetzt erfolgt die eigentliche Datenerhebung. Bei Verwendung eines Fragebogens (empfohlen) gehen Sie wie folgt vor:
Befragung vorbereiten
- Befragungszeitraum festlegen (Empfehlung aus der Praxis: mindestens 2 Wochen, es gibt keine normative Vorgabe)
- Teilnehmer einladen (per E-Mail, persönlich, Aushang)
- Technische Voraussetzungen prüfen
Befragung durchführen
- Erinnerungen versenden
- Rücklaufquote monitoren
- Bei Bedarf Zeitraum verlängern
Rücklaufquote
Eine gesetzliche oder normative Mindest-Rücklaufquote gibt es nicht: Weder die GDA-Leitlinie noch das BAuA-Handbuch Gefährdungsbeurteilung noch die DGUV Information 206-026 nennen einen Schwellenwert. Je höher der Rücklauf, desto belastbarer die Aussage je Tätigkeitsgruppe. Entscheidend ist außerdem, dass alle Tätigkeitsgruppen erreicht werden und nicht nur einzelne Bereiche antworten.
Schritt 4: Belastungen beurteilen
Die erhobenen Daten müssen nun ausgewertet und interpretiert werden.
Auswertung
- Ergebnisse pro Tätigkeitsgruppe aufbereiten
- Mittelwerte und Verteilungen analysieren
- Mit Benchmark-Daten vergleichen
Kritische Bereiche identifizieren
Als kritisch gelten Bereiche, die:
- Deutlich vom Benchmark abweichen
- Den Schwellenwert des eingesetzten Instruments überschreiten. Dieser Wert ist instrumentenabhängig: Die Prüfliste Psychische Belastung der Unfallversicherung Bund und Bahn setzt ihn bei über 50 % „eher nein"-Antworten an, BASA II bei mindestens 20 % (Handlungsbedarf empfohlen) beziehungsweise mindestens 30 % (vordringlich). Quelle: DGUV Information 206-026, Stand August 2019
- Sich seit der letzten Erhebung verschlechtert haben
Ergebnisse kommunizieren
- Steuerungsgruppe informieren
- Führungskräfte einbeziehen
- Mitarbeiter über Gesamtergebnisse informieren
Schritt 5: Maßnahmen entwickeln
Für identifizierte Problemfelder werden nun konkrete Maßnahmen entwickelt.
TOP-Prinzip anwenden
Maßnahmen sollten nach dem TOP-Prinzip priorisiert werden:
- Technische Maßnahmen (z.B. bessere Arbeitsmittel, Lärm reduzieren)
- Organisatorische Maßnahmen (z.B. Arbeitsabläufe optimieren, klare Zuständigkeiten)
- Personenbezogene Maßnahmen (z.B. Schulungen, Coaching)
Maßnahmen konkretisieren
Jede Maßnahme sollte enthalten:
- Konkrete Beschreibung
- Verantwortliche Person
- Termin für die Umsetzung
- Benötigte Ressourcen
Workshops nutzen
Moderierte Workshops mit betroffenen Mitarbeitern sind ideal, um praxisnahe und akzeptierte Maßnahmen zu entwickeln.
Schritt 6: Maßnahmen umsetzen
Die beschlossenen Maßnahmen müssen nun konsequent umgesetzt werden.
Umsetzungsplan erstellen
- Prioritäten setzen (Quick Wins vs. langfristige Projekte)
- Meilensteine definieren
- Ressourcen bereitstellen
Fortschritt verfolgen
- Regelmäßige Statusmeetings
- Dokumentation des Fortschritts
- Hindernisse identifizieren und beseitigen
Kommunikation
- Mitarbeiter über laufende Maßnahmen informieren
- Erfolge sichtbar machen
- Feedback einholen
Schritt 7: Wirksamkeit überprüfen
Der Prozess ist erst abgeschlossen, wenn die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüft wurde.
Zeitpunkt der Überprüfung
Die Wirksamkeitskontrolle sollte erfolgen:
- Nach Abschluss der Maßnahmenumsetzung
- Mit angemessenem zeitlichen Abstand. § 3 Abs. 1 ArbSchG verlangt die Überprüfung, nennt aber keine Frist; 6-12 Monate sind unsere Praxisempfehlung
- Spätestens bei der nächsten regulären GB Psych
Methoden der Überprüfung
- Wiederholungsbefragung mit gleichen Fragen
- Kennzahlenvergleich (Krankenstand, Fluktuation)
- Feedback-Gespräche mit Mitarbeitern
Ergebnisse dokumentieren
Die Dokumentation muss enthalten:
- Wurden die Maßnahmen vollständig umgesetzt?
- Zeigen die Maßnahmen Wirkung?
- Sind Anpassungen oder weitere Maßnahmen nötig?
Fazit und nächste Schritte
Die psychische Gefährdungsbeurteilung ist ein kontinuierlicher Prozess. Nach Abschluss eines Durchlaufs beginnt die Planung des nächsten. Mit SafeMind haben Sie alle Schritte im Blick und werden automatisch an fällige Aktualisierungen erinnert.
