Gesetzliche Grundlage der Dokumentationspflicht
§6 Abs. 1 ArbSchG verpflichtet jeden Arbeitgeber, über die erforderlichen Unterlagen zu verfügen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind. Diese Pflicht gilt für die allgemeine Gefährdungsbeurteilung ebenso wie für die psychische Gefährdungsbeurteilung.
Wichtig: Die Pflicht zur Durchführung und die Pflicht zur Dokumentation gelten beide ab dem ersten Mitarbeiter. Die frühere Ausnahme für Arbeitgeber mit zehn oder weniger Beschäftigten wurde durch Artikel 8 des BUK-Neuorganisationsgesetzes vom 19.10.2013 (BGBl. I S. 3836) mit Wirkung vom 25.10.2013 gestrichen. Art der Tätigkeiten und Zahl der Beschäftigten bestimmen seitdem nur noch, wie umfangreich die Unterlagen ausfallen müssen.
Was muss die Dokumentation enthalten?
Nach §6 ArbSchG und den GDA-Leitlinien muss die Dokumentation der psychischen Gefährdungsbeurteilung folgende Elemente enthalten:
Pflichtangaben
- Tätigkeitsbereiche / Tätigkeitsgruppen: Welche Arbeitsbereiche wurden beurteilt?
- Ermittelte Gefährdungen: Welche psychischen Belastungen wurden identifiziert und wie wurden sie bewertet?
- Festgelegte Schutzmaßnahmen: Welche Maßnahmen wurden beschlossen?
- Verantwortlichkeiten und Fristen: Wer ist für welche Maßnahme bis wann verantwortlich?
- Ergebnis der Wirksamkeitskontrolle: Wurden die Maßnahmen umgesetzt und wirken sie?
- Datum der Durchführung: Wann wurde die Beurteilung vorgenommen?
- Unterschrift des Verantwortlichen: Wer hat die Beurteilung verantwortet?
Empfohlene Zusatzangaben
- Verwendete Methode (z. B. standardisierter Fragebogen entlang der sechs GDA-Merkmalsbereiche, moderierte Workshops)
- Beteiligung des Betriebsrats (Datum und Form der Einbindung)
- Anzahl der befragten Mitarbeitenden
- Rücklaufquote bei schriftlichen Befragungen
- Externe Begleitung (Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt)
Wie lange muss die Dokumentation aufbewahrt werden?
Das ArbSchG selbst setzt keine explizite Aufbewahrungsfrist für die Gefährdungsbeurteilung. Wir empfehlen redaktionell eine Aufbewahrung von mindestens 5 bis 10 Jahren, da:
- Schadensersatzansprüche wegen Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit oder Freiheit nach § 199 Abs. 2 BGB erst 30 Jahre nach der Handlung absolut verjähren. Das ist die allgemeine Höchstfrist des BGB, keine berufskrankheitenspezifische Frist
- Die Dokumentation im Schadensfall als Entlastungsnachweis dient
- Bei Betriebsprüfungen häufig historische Nachweise verlangt werden
Typische Fehler bei der Dokumentation
Fehler 1: Zu allgemeine Formulierungen
Schlecht: „Es besteht Zeitdruck."
Besser (Formulierungsbeispiel mit erfundenen Werten): „In der Abteilung Kundenservice wurde bei 68 % der Mitarbeitenden erhöhter Zeitdruck durch gleichzeitig eingehende Anfragen identifiziert (Skalenwert 3,8 von 5)."
Fehler 2: Maßnahmen ohne Fristen und Verantwortliche
Schlecht: „Es werden Stressmanagement-Trainings angeboten."
Besser: „Stressmanagement-Workshop Q3/2026, verantwortlich: HR-Leitung Frau Müller, Teilnahme für alle CS-Mitarbeitenden bis 30.09.2026."
Fehler 3: Fehlende Wirksamkeitskontrolle
Die Dokumentation endet nach der Maßnahmenfestlegung. Ohne den Nachweis der Wirksamkeitskontrolle ist die Gefährdungsbeurteilung bei behördlichen Prüfungen unvollständig.
Fehler 4: Veraltete Dokumentation
Die Gefährdungsbeurteilung muss bei wesentlichen Änderungen der Arbeitsbedingungen aktualisiert werden. Eine 5 Jahre alte Dokumentation ohne Fortschreibung wird nicht anerkannt.
Vorlage: Aufbau einer rechtssicheren Dokumentation
Eine vollständige Dokumentation der psychischen Gefährdungsbeurteilung umfasst typischerweise folgende Abschnitte:
- Deckblatt: Unternehmensname, Datum, Verantwortlicher, Beurteilungszeitraum
- Methodik: Beschreibung des eingesetzten Verfahrens
- Tätigkeitsgruppen: Übersicht der beurteilten Bereiche
- Ergebnisse je Tätigkeitsgruppe: Belastungen, Bewertung, Priorität
- Maßnahmenplan: Maßnahme, Verantwortlicher, Frist, Status
- Wirksamkeitskontrolle: Datum, Methode, Ergebnis
- Unterschriften: Arbeitgeber, ggf. Betriebsrat, Fachkraft für Arbeitssicherheit
Automatische Dokumentation mit SafeMind
SafeMind erstellt die vollständige Dokumentation automatisch – als rechtssicheres PDF mit Zeitstempel, das alle Anforderungen des §6 ArbSchG erfüllt. Der Bericht enthält alle Pflichtangaben, den anonymisierten Datensatz, den Maßnahmenplan und die Nachweise zur Wirksamkeitskontrolle.
So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern haben auch jederzeit nachweisliche Rechtssicherheit – auch bei kurzfristigen Betriebsprüfungen.
