Gesetzliche Anforderungen nach § 6 ArbSchG
Die Dokumentationspflicht für die Gefährdungsbeurteilung ergibt sich aus § 6 Arbeitsschutzgesetz:
„Der Arbeitgeber muß über die je nach Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten erforderlichen Unterlagen verfügen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die von ihm festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind."
Für wen gilt die Dokumentationspflicht?
Die Dokumentationspflicht gilt für jeden Arbeitgeber, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. Die frühere Ausnahme für Arbeitgeber mit zehn oder weniger Beschäftigten wurde durch Artikel 8 des BUK-Neuorganisationsgesetzes vom 19.10.2013 (BGBl. I S. 3836) mit Wirkung vom 25.10.2013 gestrichen. Seitdem bestimmen Art der Tätigkeiten und Zahl der Beschäftigten nur noch, wie umfangreich die Unterlagen ausfallen müssen. Für einen Kleinbetrieb genügt eine knappe Dokumentation, ganz ohne Unterlagen geht es aber nicht.
Was muss dokumentiert werden?
Die Dokumentation muss folgende Elemente enthalten:
1. Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung
- Welche Tätigkeiten/Bereiche wurden betrachtet?
- Welche psychischen Belastungen wurden identifiziert?
- Wie wurden die Belastungen bewertet?
2. Festgelegte Maßnahmen
- Welche Maßnahmen wurden beschlossen?
- Wer ist für die Umsetzung verantwortlich?
- Bis wann sollen die Maßnahmen umgesetzt werden?
3. Ergebnis der Wirksamkeitskontrolle
- Wurden die Maßnahmen umgesetzt?
- Zeigen die Maßnahmen die gewünschte Wirkung?
- Sind Anpassungen erforderlich?
Form der Dokumentation
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Die Dokumentation kann erfolgen als:
- Digitale Dokumentation (z.B. in SafeMind)
- Excel-Tabellen
- Word-Dokumente
- Papierformulare
Wichtig ist, dass die Dokumentation nachvollziehbar und vollständig ist.
Aufbewahrungsfristen
Für die Aufbewahrung der Dokumentation gilt:
- Keine gesetzlich festgelegte Mindestfrist im ArbSchG
- Redaktionelle Empfehlung von Safe Mind: mindestens 5 bis 10 Jahre aufbewahren
- Bei Arbeitsunfällen/Berufskrankheiten: Aufbewahrung bis zum Abschluss möglicher Verfahren
Checkliste: Vollständige Dokumentation
Prüfen Sie Ihre Dokumentation anhand dieser Checkliste:
- ☐ Datum der Durchführung
- ☐ Beteiligte Personen (Verantwortliche, Betriebsrat)
- ☐ Angewandte Methode
- ☐ Betrachtete Tätigkeitsbereiche
- ☐ Ermittelte Belastungsfaktoren
- ☐ Bewertung der Belastungen
- ☐ Abgeleitete Maßnahmen
- ☐ Verantwortlichkeiten und Termine
- ☐ Ergebnisse der Wirksamkeitskontrolle
- ☐ Datum der nächsten Überprüfung
Digitale Dokumentation mit SafeMind
SafeMind erstellt automatisch eine rechtssichere Dokumentation:
- Automatische Protokollierung aller Schritte
- Zeitstempel für alle Aktionen
- PDF-Zertifikate für Behörden und Betriebsprüfungen
- Versionierung bei Aktualisierungen
- Revisionssichere Archivierung
Fazit
Eine ordnungsgemäße Dokumentation schützt Sie vor rechtlichen Konsequenzen und dient als Nachweis Ihrer Sorgfaltspflicht. Mit digitalen Lösungen wie SafeMind wird die Dokumentation automatisch erstellt – Sie können sich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren.
