Gesetzliche Anforderungen nach § 6 ArbSchG
Die Dokumentationspflicht für die Gefährdungsbeurteilung ergibt sich aus § 6 Arbeitsschutzgesetz:
„Der Arbeitgeber hat Unterlagen zu führen, in denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung dokumentiert sind."
Für wen gilt die Dokumentationspflicht?
Die Dokumentationspflicht gilt für Arbeitgeber mit mehr als 10 Beschäftigten. Auch kleinere Betriebe sollten jedoch dokumentieren – nicht zuletzt als Nachweis gegenüber Behörden und Berufsgenossenschaften.
Was muss dokumentiert werden?
Die Dokumentation muss folgende Elemente enthalten:
1. Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung
- Welche Tätigkeiten/Bereiche wurden betrachtet?
- Welche psychischen Belastungen wurden identifiziert?
- Wie wurden die Belastungen bewertet?
2. Festgelegte Maßnahmen
- Welche Maßnahmen wurden beschlossen?
- Wer ist für die Umsetzung verantwortlich?
- Bis wann sollen die Maßnahmen umgesetzt werden?
3. Ergebnis der Wirksamkeitskontrolle
- Wurden die Maßnahmen umgesetzt?
- Zeigen die Maßnahmen die gewünschte Wirkung?
- Sind Anpassungen erforderlich?
Form der Dokumentation
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Die Dokumentation kann erfolgen als:
- Digitale Dokumentation (z.B. in SafeMind)
- Excel-Tabellen
- Word-Dokumente
- Papierformulare
Wichtig ist, dass die Dokumentation nachvollziehbar und vollständig ist.
Aufbewahrungsfristen
Für die Aufbewahrung der Dokumentation gilt:
- Keine gesetzlich festgelegte Mindestfrist im ArbSchG
- Empfehlung: Mindestens 5-10 Jahre aufbewahren
- Bei Arbeitsunfällen/Berufskrankheiten: Aufbewahrung bis zum Abschluss möglicher Verfahren
Checkliste: Vollständige Dokumentation
Prüfen Sie Ihre Dokumentation anhand dieser Checkliste:
- ☐ Datum der Durchführung
- ☐ Beteiligte Personen (Verantwortliche, Betriebsrat)
- ☐ Angewandte Methode
- ☐ Betrachtete Tätigkeitsbereiche
- ☐ Ermittelte Belastungsfaktoren
- ☐ Bewertung der Belastungen
- ☐ Abgeleitete Maßnahmen
- ☐ Verantwortlichkeiten und Termine
- ☐ Ergebnisse der Wirksamkeitskontrolle
- ☐ Datum der nächsten Überprüfung
Digitale Dokumentation mit SafeMind
SafeMind erstellt automatisch eine rechtssichere Dokumentation:
- Automatische Protokollierung aller Schritte
- Zeitstempel für alle Aktionen
- PDF-Zertifikate für Behörden und Betriebsprüfungen
- Versionierung bei Aktualisierungen
- Revisionssichere Archivierung
Fazit
Eine ordnungsgemäße Dokumentation schützt Sie vor rechtlichen Konsequenzen und dient als Nachweis Ihrer Sorgfaltspflicht. Mit digitalen Lösungen wie SafeMind wird die Dokumentation automatisch erstellt – Sie können sich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren.
