Mitarbeiter einladen

Eine hohe Teilnahmequote ist entscheidend für aussagekräftige Ergebnisse. Safe Mind bietet mehrere Wege, Ihre Mitarbeiter zur Umfrage einzuladen.

Einladungsmethoden im Überblick

Methode	Vorteile	Nachteile	Empfohlen für
E-Mail	Persönlich, Erinnerungen möglich	E-Mail-Adressen nötig	Büroarbeitsplätze
Anonymer Link	Kein Datenimport nötig	Keine Erinnerungen	Kleine Teams
QR-Code	Ideal ohne PC-Zugang	Ausdrucken nötig	Produktion, Filialen

Methode 1: E-Mail-Einladung

Vorteile

• Automatische Erinnerungen
• Tracking der Teilnahmequote
• Persönliche Ansprache

Schritt-für-Schritt

1. Mitarbeiterliste vorbereiten

   • Erstellen Sie eine CSV-Datei mit E-Mail-Adressen
   • Format: Eine E-Mail pro Zeile

   max.mustermann@firma.de
   anna.schmidt@firma.de
   thomas.mueller@firma.de
   

2. Liste hochladen

   • Gehen Sie zu Ihrer Umfrage
   • Klicken Sie auf “Mitarbeiter einladen”
   • Wählen Sie “CSV importieren”
   • Laden Sie die Datei hoch

3. Einladungen versenden

   • Überprüfen Sie die importierten Adressen
   • Passen Sie den Einladungstext an (optional)
   • Klicken Sie auf “Einladungen senden”

E-Mail-Vorlage anpassen

Sie können den Standardtext personalisieren:

• Betreff: Standardmäßig “Einladung zur Mitarbeiterbefragung”
• Absendername: Ihr Firmenname
• Inhalt: Ergänzen Sie eigene Informationen

Methode 2: Anonymer Link

Vorteile

• Schnell und unkompliziert
• Keine persönlichen Daten erforderlich
• Volle Anonymität

Schritt-für-Schritt

1. Öffnen Sie Ihre Umfrage
2. Klicken Sie auf “Link generieren”
3. Kopieren Sie den Umfragelink
4. Verteilen Sie den Link über:
   • Intranet
   • Rundmail
   • Teams/Slack
   • Schwarzes Brett

Link-Beispiel

https://survey.safe-mind.de/s/abc123xyz

Methode 3: QR-Code

Vorteile

• Ideal für Mitarbeiter ohne E-Mail
• Schneller Zugang per Smartphone
• Kann ausgehängt werden

Schritt-für-Schritt

1. Öffnen Sie Ihre Umfrage
2. Klicken Sie auf “QR-Code generieren”
3. Laden Sie den QR-Code herunter
4. Drucken Sie ihn aus und hängen Sie ihn aus:
   • Pausenräume
   • Kantine
   • Umkleideräume
   • Eingangsbereich

Gestaltungstipps

• Größe: Mindestens 5x5 cm
• Kontrast: Schwarz auf Weiß
• Begleittext: “Scannen Sie hier für die Mitarbeiterbefragung”

Erinnerungen senden

Bei E-Mail-Einladungen können Sie Erinnerungen versenden:

1. Öffnen Sie die laufende Umfrage
2. Gehen Sie zu “Teilnehmer”
3. Klicken Sie auf “Erinnerung senden”
4. Wählen Sie:
   • Alle: Erinnerung an alle Eingeladenen
   • Nicht teilgenommen: Nur an diejenigen, die noch nicht teilgenommen haben

Empfohlener Rhythmus

Zeitpunkt	Aktion
Tag 1	Einladung versenden
Tag 7	Erste Erinnerung
Tag 12	Zweite Erinnerung
Tag 14	Letzte Erinnerung

Teilnahmequote erhöhen

Vor der Umfrage

• Informieren Sie über die Befragung (Betriebsversammlung, E-Mail)
• Erklären Sie den Zweck und die Anonymität
• Binden Sie den Betriebsrat ein

Während der Umfrage

• Regelmäßige Erinnerungen (nicht täglich!)
• Zeit während der Arbeitszeit ermöglichen
• Führungskräfte als Multiplikatoren nutzen

Nach der Umfrage

• Kommunizieren Sie die Ergebnisse
• Zeigen Sie geplante Maßnahmen
• Schaffen Sie Vertrauen für zukünftige Befragungen

Datenschutz

Safe Mind garantiert:

• Keine Rückverfolgung einzelner Antworten
• Mindestgrößen für Auswertungen (mind. 5 Teilnehmer)
• Keine Speicherung von IP-Adressen
• Verschlüsselte Datenübertragung

Mehr zu Sicherheit & Datenschutz

Häufige Fragen

Können Mitarbeiter mehrfach teilnehmen? Bei E-Mail-Einladung: Nein, der Link ist einmalig gültig. Bei anonymem Link: Technisch ja, aber unwahrscheinlich.

Sehe ich, wer teilgenommen hat? Nein, Sie sehen nur die Gesamtzahl der Teilnahmen, nicht die Namen.

Was ist eine gute Teilnahmequote?

• < 30%: Niedrig, Ergebnisse eingeschränkt aussagekräftig
• 30-50%: Akzeptabel
• 50-70%: Gut
• > 70%: Sehr gut